Blog

Die erste Wahl, wenn es um Mails geht: Was Microsoft Outlook so beliebt macht

Wenn es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Pc-Welt nicht wegzudenken. Mit der Software von der Marke Microsoft lassen sich E-Mails erhalten, versenden sowie übersichtlich ordnen, sodass man immerzu einen Gesamtüberblick über den elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen sowie Kalender von anderen einsehen – mit Outlook ist sehr viel ausführbar, was notwendig ist, um eigene Termine wie auch elektronische Post effizient zu verwalten und im Blick zu behalten. Die Software hilft dabei, über die wichtigsten Nachrichten wie auch Termine up-to-date zu bleiben – und dies sowohl im privaten wie auch im Business-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die allerersten Worte, die jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Inhalt der allerersten Mail war, weiß man leider nicht mehr so präzise – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Augenblick nicht im Traum an die Tatsache, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Nachrichten vom einen Ende an das andere Ende der Welt geschickt werden könnten. Seine Grundidee war: Am Anfang würde der Name desjenigen stehen, für den die Post gemacht ist. Hinten soll der Name des PCs sein, der die Post bekommt. Um die beiden Teile miteinander zu vereinen wie auch zugleich deutlich voneinander zu separieren, musste ein Kürzel her, das es auf jeder Tastatur gibt, das trotzdem in keinem Namen vorkommt – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Demzufolge kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

Somit wurde 1971 das @-Symbol vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der E-Mail-Kommunikation geboren, welches aus unserem heutigen Alltag nicht mehr zu ignorieren ist. Die erste E-Mail-Adresse der Welt hieß im Übrigen tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de (https://www.stern.de/digital/online/internetgeschichte-es-war-einmal----die-erste-e-mail-3325640.html). Der Entdecker hatte dadurch eine bahnbrechende neue Art der Verständigung entwickelt. Doch bis die erste Mail auch hierzulande ankam, dauerte es noch mehr als zehn Jahre: Erst im Jahr 1984, was aus heutiger Perspektive gewiss noch gar nicht derart lange her erscheint, wurde die erste Mail in Deutschland in Empfang genommen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, welcher eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin bekam.

Damals war die E-Mail-Verständigung noch irgendwas, das bloß von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Ungefähr 20 Jahre nachher hat selbige Einzug in fast jedermanns Haushalt und wirklich jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Post – 2020 lag der Anteil der Deutschen, welche via Mail über das Internet kommunizieren bei rund 87 Prozent (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/204272/umfrage/nutzung-des-internets-fuer-versenden-empfangen-von-e-mails-in-deutschland/). Doch nicht nur nahezu jeder nutzt diese Form der Verständigung, sondern auch die hohe Menge an E-Mails, die versendet sowie empfangen werden, ist absolut beeindruckend: Prognosen zufolge werden im Laufe des Jahres 2022 summa summarum auf der Welt 333 Milliarden Mails versendet werden (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/). Oder um es in Zahlen zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die Mail ist demzufolge aus dem heutigen Leben nicht mehr wegzudenken. Desto wichtiger, dass die Erzeugung und das Erlangen des so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei funktioniert.

Was kann der Mailclient Outlook neben Mails noch?

Das Programm Outlook (https://outlook.live.com/owa/) aus dem Hause Microsoft ist eine der führenden Lösungen weltweit, um E-Mails zu verschicken und zu empfangen. Neben den Mailfunktionen eignet sich Outlook indes ebenfalls zum Verwalten von Terminen, Leistungen, Kontakten und Anmerkungen. Outlook ist Teil des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das Betriebssystem Windows, doch auch für macOS betriebsbereit.Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS sowie einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Zusammengefasst verfügt Outlook über diese Funktionen:
• Mail: Schicken, Empfangen sowie Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten.
• Kalender: Administration sowie Planung von Termine, Besprechungen und Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Übersicht von Details zu Kontakten, wenn man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung und Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (https://todo.microsoft.com/tasks).

Übrigens: Outlook ist primär der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Unternehmen genutzten Server-Infrastruktur für eine zentrale Ablage sowie Verwaltung von Mails und Co. Outlook ist jedoch auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers verwendbar.

Warum sich ein Microsoft 365-Abonnement bezahlt macht: Zusatz-Funktionen in Outlook

Mit dem Microsoft 365-Abonnement nutzen Outlook-Anwender alle Premium-Vorteile der Software (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/outlook-personal-email-plans?market=de). Welche weiteren Features das sind? Wir sagen es Ihnen!

Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer das Programm werbefrei – eine wesentliche Angelegenheit, um im Arbeitsalltag fokussiert bleiben zu können. Ferner ziehen sie einen Vorteil von erweiterten Sicherheitsfunktionen wie der automatischen Abschaltung unsicherer Links. Heißt: Outlook erkennt verdächtige Links in Mails, bei denen es sich um Phishing oder Scam handeln könnte und zeigt beim Mausklick auf einen solchen Link Warnung an. Potentielle Viren, welche sich im Attachment einer Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, auf dass diese gar nicht mehr erst im Posteingang landen und Probleme anrichten können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch erheblich mehr Cloud-Speicherplatz, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf alle Daten im Postfach – ganz gleich, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.

Holen Sie mehr raus aus Outlook

In inländischen Firmen ist Outlook als Mail-Client sehr gängig. Für Viele ist es morgens das erste Computerprogramm, welches sie öffnen und abends das letzte, das sie vor Arbeitsende zumachen. Da derart viele Menschen täglich mit dem Mail- und Kalender-Tool tätig sind, wird es Zeit für einige Empfehlungen und Tricks, welche die Tätigkeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit sparen oder schlichtweg behilflich sind, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier kommen 5 ausgesprochen geniale Outlook-Tipps, die jeder Nutzer kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer wirtschaftlich gemeinsam im Team wirken will, der muss nachvollziehen, wann wer verfügbar ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Tag der Klient für eine Endkontrolle vorbeikommt. All das und noch viel mehr lässt sich in Outlook durch das Sharen von Kalendern bewerkstelligen. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem Kalender mit wem teilen will – auf diese Weise kann man frei entscheiden, inwieweit man alles teilen will oder zum Beispiel bloß den Titel und Standort eines Termins. Tipp: Durch verschiedene bunte Markierungen behält man mühelos den Gesamtüberblick über unterschiedliche Kalender weiterer Personen sowie auch den persönlichen Terminen.

2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu erheblich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man einfach bestimmte Shortcuts verwenden und so viel Zeit sparen. Man muss sie bloß kennen… Hier die wesentlichsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mit Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) generieren.

3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Anwendungen ein sehr hilfreiches Feature verfügbar, um den Posteingang auf dem Smartphone automatisch nach wichtigen und nicht relevanten Nachrichten zu ordnen – so sieht man mobil bloß jenes, was man auch wirklich sehen muss. Dazu schlichtweg zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst richtig zuweisen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Einstellung „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, desto schneller lernt Outlook hinzu.

4. Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regeln erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Richtlinie generieren, die alle eingehenden Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So erspart man sich das jedes Mal von Hand durchführen zu müssen.

5. Auszeiten dank „Nicht stören“: Im (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass allerorts ständig Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedene Töne uns News oder eingehende Anrufe bekanntgeben und kleine Ziffern für ungelesene Nachrichten unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Für das Gehirn ist dies reiner Stress. Umso relevanter, zwischenzeitlich mal wahrhaftig abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende richtig nutzen zu können, ist es ratsam, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion schlichtweg mal für Funkstille zu garantieren. So hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Auszeit von den ganzen Pop-up- und Push-Benachrichtigungen ….

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz wissen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, rufen Sie uns unter 0661 679289-0 an oder schreiben Sie 
KRAFT SYSTEMS unter info@KRAFT-SYSTEMS.de eine Nachricht.

Als IT Systemhaus mit 30 jähriger Erfahrung im Raum Fulda sind wir Ihr Ansprechpartner in Sachen IT.