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Es existiert keine zweite Chance für einen Ersteindruck – das gilt heutzutage vor allem im Recruitingprozess. Damit frisch eingestellte Arbeitnehmer nicht schon im Laufe der Probezeit wieder kündigen, ist ein organisiertes Onboarding unter Einbeziehen verschiedener Firmenbereiche, vornehmlich der IT, grundlegend. Was Betriebe beim Eingliederungs-Verlauf aus Sicht der Informationstechnologie einplanen sollten, erfahren Sie in dem anschließenden Blogartikel.

 In einer konkurrenzgetriebenen Marktumgebung, in der wertvolle Angestellte regelmäßig ihren Arbeitsplatz tauschen, wird ein planmäßiges und durchdachtes Onboarding immer bedeutsamer. Auf der einen Seite ermöglicht es einen optimalen Startpunkt ebenso wie eine verlässliche Eingliederung neuer Fachkollegen in die Firma, zum anderen profitieren Geschäftsbetriebe durch eine optimierte Effizienz wie auch eine stärkere Bindung des Mitarbeiters und die im Zuge dessen reduzierten Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Gemäß der kürzlich erschienenen Erhebung "Onboarding im Wandel" erstellt von Haufe (https://www.haufe.de) haben gegenwärtig 83 % der teilnehmenden Unternehmen verstanden, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding essentiell ist, um neue Angestellte direkt ins Unternehmen einzugliedern sowie langfristig zu halten. Parallel sind sie davon überzeugt, dass die Fluktuation im Einstellungsjahr durch eingesetzte Onboarding-Maßnahmen verringert werden konnte. 93 % der Geschäftsbetriebe sind außerdem der Auffassung, dass durch planmäßige Einarbeitung die zwischenmenschliche Integration der hinzugewonnenen Kollegen verstärkt und akzeleriert werden kann. 92 % der Geschäftsbetriebe stimmten ferner zu, dass das genauso für die fachliche Einbindung gültig ist.

Trotz dieser Onboarding Maßnahmen berichten 30 % der Geschäftsbetriebe von Umständen, in denen neu eingestellte Angestellte noch vor dem 1ten Arbeitstag wieder abgesprungen sind. Womöglich, weil sie sich kaum willkommen gefühlt haben, im Ganzen an der neuen Stelle gezweifelt oder vom zukünftigen Arbeitsherren bis zum 1ten Werktag nichts mehr vernommen haben?

Demnach genügt es in diesem Zusammenhang nicht, die hinzugewonnenen Mitarbeiter mit einem warmen Händedruck an der Rezeption zu erwarten – vielmehr sind strukturierte Onboarding-Strategien zentral, welche in den Wochen und Tagen kurz vor dem eigentlichen Arbeitsstart des neu gewonnenen Beschäftigten angewendet werden. Hierzu zählt gleichfalls das IT- Onboarding.

Integration von der 1ten Minute an!

Inzwischen ist beinahe jedes Wirtschaftsunternehmen auf eine performante IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für Aufgaben eines einzelnen Beschäftigten, die Administration und Steuerung von Aufgaben wie auch Unternehmensabläufen oder auch die Kommunikation innerhalb der Projektgruppen, zu Interessenten oder auch mit Herstellern.

Da ein komplett ausgestatteter Büroarbeitplatz nicht nur für einen 1. positiven Eindruck sorgt, sondern genauso für die zukünftige Entwicklung sowie die Effizienz eines Beschäftigten wesentlich ist, nimmt die Betriebs-IT beim ordnungsgemäßen Onboarding eine elementare Rolle ein.

Beim Onboarding ist die Betriebs-IT in erste Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsplatz eines frisch eingestellten Kollegen vor dessen Jobstart eingerichtet wird. Hierzu gehören zusätzlich zu dem Anfordern wie dem Bereitstellen der geeigneten Hardwarekomponenten, die Installation und das Einrichten aller notwendigen Softwareprogramme, Zugangsdaten wie auch Berechtigungen. Außerdem sollten auch Security-Awareness-Weiterbildungen für die Themen IT-Sicherheit sowie Datenschutz konzipiert und umgesetzt werden, um die neuen Arbeitnehmer von Beginn an für securityrelevante Aspekte aufmerksam machen und bestärken zu können.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Betriebs-IT!

Bis heute gibt es viele Firmen, in welchen das IT-seitige Onboarding nicht genug beachtet wird. Im Zuge dessen kann sich ein unorganisiertes oder lückenhaftes Onboarding ungünstig auf die Mirarbeiteridentifikation auswirken und gelegentlich eine Bedrohung für die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit ebenso wie den Datenschutz darstellen.

 Somit ist das IT-seitige Onboarding für eine Firma elementar.

Dabei hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das folgende Vorgehen etabliert:

1. Wahl der adäquaten Computerkomponenten

Bei der Wahl der passenden Endgeräte ist zu berücksichtigen, dass alle Firmenbereiche sowie Anwendungsverantwortlichen von der IT, über die Personalleitung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Entscheidungsprozess mit eingeschlossen werden.
In einem gemeinsamen Dialog gilt es festzulegen, welche Hardware, Endgeräte ebenso wie Zubehörkomponenten der neue Mitarbeiter verwenden soll. Ist die Hardware noch nicht vorhanden, muss sie von der IT-Abteilung in Absprache mit dem Einkauf geordert werden. Wenn die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Büroarbeitsplatze mit dem festgelegten Equipment sowie die Inbetriebnahme sowie Prüfung der Netzwerk- und Telefonieverbindung.

2. Ermittlung der erforderlichen Anwendungen ebenso wie der Nutzungsrechte.

Simultan zur Einrichtung des physischen Arbeitsplatzes soll die benötigte Softwarelösung identifiziert werden. In Abhängigkeit von Aufgabenbereich benötigt der neue Beschäftigte neben den üblichen Software Applikationen wie etwa Microsoft Office ebenfalls unternehmensspezifischere Softwareanwendungen, wie etwa ein Enterprise Resource Planning-System, Photoshop oder bspw. InDesign. Die Unternehmens-IT muss im Voraus nachprüfen, ob Benutzerlizenzen erworben oder aber erweitert werden müssen. Als nächstes gilt es, die Applikationen zu installieren, die Benutzerberechtigungen zu erteilen und das Mail-Benutzerkonto des hinzugewonnenen Arbeitnehmers aufzusetzen.

3. Einrichtung der Arbeitszeiterfassung

Nach einem Urteil des EuGH (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14.Mai 2019 sind Betriebe verpflichtet, Arbeitszeiten von Arbeitnehmern zu dokumentieren. Aufgrund dessen sollte für jeden neuen Angestellten ein neues Arbeitszeitkonto erstellt werden, um die Zeiten unmittelbar vom 1ten Tag an registrieren zu können.

4. Einrichtung der Zugangskontrolle

In etlichen Unternehmen wird die Zutrittskontrolle technologisch verwaltet. Die Unternehmens-IT muss dann die jeweiligen Unternehmensbereiche freischalten, damit der hinzugewonnene Mitarbeiter nicht vor verschlossenen Türen steht.

5. Bereitstellung, Administration und Absicherung mobiler Devices

Zahlreiche Unternehmungen bieten ihren Arbeitnehmern für das flexible Arbeiten die Benutzung mobiler Endgeräte. Wird ein neuer Arbeitskollege mit einem portablen Gerät wie z. B. einem Notebook, einem Tablet-PC oder einem Mobiltelefon ausgerüstet, sollten solche Endgeräte in einer Mobile-Device-Management-Solution administriert werden. Um die IT-Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu optimieren, sollten die verwendeten Geräte u.a. durch eine Anti-Viren-Software, eine Firewall, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Hard Drive Encryption geschützt werden. Zudem sollte ein virtuelles privates Netzwerk, kurz VPN, realisiert werden, um neuen Beschäftigten einen abgesicherten Remote-Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk zu erlauben.

6. Unterrichtung sowie Kurse zu sicherheitsrelevanten Themenbereichen

Bei Jobantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des hinzugewonnenen Arbeitnehmers in die Endgeräte, Softwarelösungen und die IT-Sicherheit. Gleichermaßen sollte die IT-Abteilung den hinzugekommenen Mitarbeiter mit den Verhaltensregeln für die Webnutzung wie mit dem unternehmensinternen Datenschutzprozess vertraut machen. Ferner sollten in den 1ten Beschäftigungsmonaten Security-Awareness-Weiterbildungen für die Aspekte IT-Security und Datenschutz terminlich festgelegt und vollzogen werden, um die startenden Arbeitskräfte von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Themen empfänglicher machen und interessieren zu können.

Mitarbeiterbindung von Beginn an!

Gerade in den 1ten 100 Tagen ist das Risiko hoch, dass hinzugewonnene Fachkräfte wieder abspringen. Nicht selten werden dafür laut der kürzlich erschienenen softgarden-Auswertung „Probezeit für Arbeitgeber“ (https://softgarden.com/de/studie/die-ersten-100-tage-aus-sicht-der-bewerber-probezeit-fuer-arbeitgeber/) ein ungutes Arbeitsklima, falsche Erwartungshaltungen an die Unternehmenskultur oder die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managementstil als Grund genannt.

Deshalb ist es unabdingbar, dass neu gewonnene Arbeitskräfte insbesondere in der Startzeit vermittels eines sinnvoll geplanten und systematisch gestalteten Onboarding-Vorgangs an die Hand genommen und in den Geschäftsbetrieb integriert werden.

Geben Sie Ihrem Unternehmen und Ihren neuen Mitarbeitern durch unser IT Haus mit Security-Awareness-Kursen und Weiterbildungen volle Sicherheit im neuen Job!

Möchten auch Sie wissen, wie Sie ein wirkungsvolles wie auch effizientes IT-seitiges Onboarding aufsetzen können, welches es allen Angestellten gestattet, auf unkomplizierte wie interessante Art einzusteigen? Dann beraten wir Sie als KRAFT-SYSTEMS und IT Systemhaus mit jahrzente langer Erfahrung im Raum Fulda gerne persönlich!

 Schreiben Sie uns unter info@KRAFT-SYSTEMS.de