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Einführung

“Große Entwicklungen in Unternehmen kommen nie von einer Person. Sie sind das Produkt eines Teams.” Steve Jobs

Dank des digitalen Wandels hat sich sowohl die Geschäftswelt, als auch das Alltagsleben nachhaltig verändert: Unternehmen agieren mittlerweile über Zeit- und Landesgrenzen hinweg. Neue Arbeits- und Zeitmodelle bieten ihnen die nötige Flexibilität und Agilität, damit sie optimal auf die sich stetig ändernden Marktanforderungen reagieren können. Gleichzeitig gewinnt die virtuelle Teamarbeit eine zentrale Bedeutung und gibt ihnen die Chance, sich dezentral zu organisieren und standortübergreifend produktiv zusammenzuarbeiten.

Doch gute virtuelle Teamarbeit kommt nicht von alleine.

Vielmehr müssen sich die Unternehmen unter anderem mit diesen Fragen beschäftigen:

• Wie können Teams, die räumlich oder global voneinander getrennt sind, effektiv zusammenarbeiten?
• Welche technischen, organisatorischen und kulturellen Voraussetzungen sind nötig?
• Welche Kommunikations- und Kollaborationslösungen können in der Zusammenarbeit, ohne Einbußen in der Leistungsfähigkeit der einzelnen Teams eingesetzt werden?

Genau hier setzt die Kollaborationslösung Microsoft Teams von Microsoft an.

Microsoft Teams vereint alles, was Unternehmen für eine erfolgreiche Kollaboration benötigen - in einem einzigen intelligenten Hub. Mit Microsoft Teams sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur befähigt, ihre Stimme einzubringen, sondern auch die gemeinsame Verantwortung für die Projektergebnisse zu übernehmen.

In dieser Broschüre haben wir 10 Gründe zusammengestellt, warum Sie mithilfe von (Microsoft) Teams das volle Potenzial der virtuellen Teamarbeit ausschöpfen und damit über Standorte, Zeitzonen, Disziplinen, Sprachen und Plattformen hinweg, Mehrwerte für Mitarbeiter, Kunden, Partner und vor allem sich selbst als Unternehmen generieren können.

Chats, Kanäle, Teams: Was ist Microsoft Teams überhaupt?

Die Kommunikation ist das A und O für eine funktionierende Zusammenarbeit im Team. Tagein, tagaus beschäftigen sich Teams mit Fragen wie: Welche Aufgaben stehen an? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Wer ist verantwortlich? Wo benden sich die aktuellsten Informationen zum Projekt?

In Oce 365 und Microsoft 365 heißt die Antwort: Microsoft Teams.

Microsoft Teams, kurz MS Teams oder einfach Teams ist eine chat-basierte und zentrale Anlaufstelle für virtuelle Teams in Oce 365 und Microsoft 365.

Als zentraler Hub für die Kollaboration fokussiert Microsoft Teams die Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit über Chats und Kanäle. Darüber hinaus werden die Funktionen von Skype (Chat und Konferenzen), SharePoint und OneDrive (Filesharing und Zusammenarbeit), OneNote (Erstellung von Notizen), Planner (alltägliches Projektmanagement) und Stream (Videosharing) mit zusätzlichen internen Tabs verbunden, die direkten Zugriff auf andere Tools von Drittanbietern wie GSuite, MailChimp, Salesforce und viele mehr ermöglichen.

Zudem bietet Teams frei kongurierbare Arbeitsbereiche sowie die Integration mit Softwarepaketen von Drittanbietern an. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Projektteams, sondern auch die Verwaltung von Projekten.

Die wichtigsten Funktionen der Collaboration-Suite!

In der heutigen Geschäftswelt ist die Teamarbeit komplexer denn je. Gleichzeitig erfordert sie einen hohen Grad an Abstimmung und Kommunikation. Glücklicherweise bietet Microsoft Teams großartige Funktionen und Integrationen, die die individuellen Anforderungen eines Unternehmen mehr als erfüllen.

Microsoft Teams ist ein elementarer Bestandteil von Oce 365 und Microsoft 365.

Der Vorteil: Die Oce 365 / Microsoft 365 Apps sind in Microsoft Teams direkt integriert, sodass Benutzer die gewohnten Oce-Dokumente in Echtzeit und gleichzeitig mit ihren Kollegen und Projektpartnern bearbeiten können. Somit entfällt das lästige Hin- und Herschicken von bearbeiteten Dokumenten, gleichzeitig wird die Zusammenarbeit übersichtlicher.

Integration von Business-Apps

In Microsoft Teams können eine Reihe von Business-Apps eingebunden werden, um Benutzer zu binden, die Produktivität zu steigern und häug verwendete BusinessApps in Teams zu integrieren. Dazu zählen beispielsweise Trello oder Evernote. Je nach Tarif sind auch weitere Programme aus dem Oce-Umfang enthalten, wie beispielsweise SharePoint Online, Yammer, Planner und Stream.

Chats und Videokonferenzen.

Das Herzstück von Microsoft Teams ist die Chat-Funktion. Im Gruppenchat können bis zu 250 Personen miteinander kommunizieren, Aufgaben verteilen, Kalender bearbeiten, GIFs versenden und Dokumente in der Cloud speichern. Zudem lassen sich direkt aus dem Chat heraus Audio- und Videokonferenzen starten. Ferner können dem Chat auch noch Dienste und Connectoren angefügt werden. So ist es möglich, dass zum Beispiel der Twitter-Connector mit eingebunden wird. Die neuesten Tweets einer Person oder Firma landen dann direkt im gewünschten Chatverlauf. Der Verbinder zu Google Analytics gibt Unternehmen jeden Tag oder jede Woche automatisch die Besucherauswertung ihrer Unternehmenswebsite in den Chatverlauf.

Personalisierung: Tools und Inhalte für jedes Projekt

Da jedes Team abhängig von der Arbeitsweise und den Projekten andere Tools einsetzt, bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, den Hub mithilfe von Tabs, Konnektoren und Bots individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Teams anzupassen. Beispielsweise können Textgröße, -abstand oder -format individuell ausgewählt oder Texte vorgelesen und Videos mit Live-Untertiteln versehen werden. Außerdem können Teams diverse Inhalte aus den unterschiedlichsten MicrosoftAnwendungen und Business-Apps von Drittanbietern teilen.

10 Gründe warum Unternehmen Microsoft Teams nutzen sollten!

Es gibt viele gute Gründe, die für Microsoft Teams sprechen. Nicht umsonst hat Microsoft die Kollaborationslösung bereits zu seiner zentralen Kommunikationsplattform in Oce 365 / Microsoft 365 ausgebaut. Mittlerweile nutzen weltweit mehr als 650.000 Organisationen in 181 Ländern und 53 Sprachen Microsoft Teams. Damit ist Microsoft Teams die am schnellsten wachsende Business-Anwendung in der Unternehmensgeschichte des IT-Giganten Microsoft - und der absolute Beweis, dass Kollaborationstools nicht nur die Zusammenarbeit in virtuellen Teams fördern, sondern die moderne Arbeitswelt revolutionieren können.

# 1: Dezentraler Hub für grenzenlose Zusammenarbeit & Kommunikation

Microsoft Teams vereint das Beste aus seinen beiden Vorgängeranwendungen, Skype for Business und Microsoft Groups. In Teams wurde alles für die virtuelle Teamarbeit unter einem einzigen Dach und einer einzigen Oberäche vereint.

Das heißt von der E-Mail-/Chat-/Audio-/Video- und Gruppenkommunikation über einen Gruppenkalender, die gemeinsame Dateiablage und gleichzeitige Dokumentenbearbeitung bis zum Projekt- und Aufgabenmanagement.

Gleichzeitig lassen sich auch externe Personen nahtlos in Teams einbinden. Gerade in Projekten sitzen die Teammitglieder nicht immer an einem Ort, geschweige denn in einem Büro zusammen. Dies gilt vor allem für externe Auftragnehmer oder Freelancer. Mit Microsoft Teams können Teams jede Person mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse als Gast zu Microsoft Teams einladen. Der Gast erhält damit vollen Zugriff auf die Team-Chats, Meetings, digitale Assistenten, Anwendungen von Drittanbietern und Dateien. Voraussetzung: Gäste benötigen für den Zugang zu Microsoft Teams ein Microsoft 365-Konto oder eine Windows-Live-ID.

# 2: Losgelöst von Raum und Zeit

Die geräteübergreifende Nutzbarkeit von Microsoft Teams ist ein klarer Vorteil. Die App lässt sich unter anderem auf Android-, iOS-, MacOS- und Windows-Geräten installieren. Außerdem ermöglicht eine zusätzliche Browser-Version die TeamsNutzung, ohne dass das Programm auf dem Gerät installiert werden muss. – Dies jedoch mit einigen eingeschränkten Funktionen.

Teams erzeugt einen virtuellen Raum, in dem mehrere Personen hochezient digital und dezentral zusammenarbeiten können. Durch die gemeinsame Dateiablage in der Cloud und die asynchronen Chat Funktionen haben die Teammitglieder, die Möglichkeit ihren Arbeitsplatz exibel zu gestalten. Zudem erleichtern die verschiedenen, einstellbaren Sprachen auch die Zusammenarbeit in internationalen und interkulturellen Teams. So lassen sich Dokumente über alle Grenzen hinweg gemeinsam erstellen, bearbeiten, diskutieren und nalisieren.

# 3: Ressourcenorientierte Teamarbeit

Microsoft Teams ist gerade in Zeiten, in denen Reisekostenbudgets dem Rotstift zum Opfer fallen, ein geeignetes Tool, um dezentrale Teams zu vernetzen und ressourcenschonend zusammenzuarbeiten. Mithilfe von Online-Video-Konferenzen, in denen PowerPoint-Vorträge gehalten, Umfragen präsentiert oder Whiteboards genutzt werden können, können Gruppen nicht nur ezient zusammenarbeiten, sondern gleichzeitig Reise- und Arbeitszeit sparen.

# 4: Fokussierte Kommunikation in Kanälen

Im Gegensatz zu einem normalen Posteingang, indem alle E-Mails chaotisch eingehen und dann manuell zugeordnet werden, wird der Informationsaustausch und die Konversationen in Microsoft Teams in sogenannten Kanälen gebündelt. In diesen Kanälen sind beispielsweise Dokumentenbibliotheken oder andere Dateien gespeichert und damit für alle Teammitglieder zugänglich. Diese können gemeinsam an Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokumenten arbeiten. Das strukturiert nicht nur die Informationsvielfalt, sondern schafft Übersichtlichkeit und erspart unnötiges Klicken und Suchen. Zudem erhält jeder Kanal in Teams automatisch eine eigene E-Mail-Adresse. Alle eingehenden E-Mails an diese Adresse werden automatisch im Stream geteilt. Damit können alle Teammitglieder über einen aktuellen Diskussionsstand informiert werden.

# 5: Erfolgreiche Zusammenarbeit durch Real-Time Co-Authoring

Aufgrund der SharePoint-Technologie im Hintergrund können in Teams Dokumente und Dateien von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Das ist ein klarer Vorteil der digitalen Zusammenarbeit und erleichtert das Lektorat, Redigieren oder Co-Authoring von Berichten, Texten und Präsentationen der Kollegen erheblich, da jedem Teammitglied stets die aktuellste Version vorliegt. Damit gehören folgende Fragen der Vergangenheit an: Wer hat den aktuellen Stand der Präsentation? Wer arbeitet in welcher Reihenfolge daran? In welchem Ordner sind die Dokumente gespeichert?

# 6: Vis-à-vis-Kommunikation

Gruppeninterne Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreicher Teamarbeit. Mit Microsoft Teams haben Teams verschiedene Möglichkeiten für den Kommunikationsaustausch: Zum einen können durch einen Stream Informationen geteilt oder Threads für verschiedene Themen gestartet werden. Zum anderen können durch die Chatfunktionen -wahlweise zu zweit oder in kleinen Gruppen - kurze und informelle Abstimmungen durchgeführt werden. Außerdem haben Teams die Möglichkeit, aus dem Chat heraus, Audio und Videokonferenzen zu starten. So können Unterhaltungen direkt geführt werden, wo die Arbeit stattndet. Dadurch können Unternehmen zum einen, unkoordinierte Zusammenarbeit und geringen Austausch vermeiden. Zum anderen werden Hierarchien acher und die Führung wird transparenter und sichtbarer, was künftig zur Stärkung der Mitarbeiterbindung führen kann.

# 7: Oce 365 / Microsoft 365 Apps Integration

Teams ist keine Insellösung, sondern komplett in Oce 365 / Microsoft 365 integriert und über viele Schnittstellen sinnvoll mit den anderen Oce 365 / Microsoft-365 Apps verknüpft. Das bietet ein einfaches Zusammenspiel und Synchronisation über die verschiedenen Anwendungen hinweg, wie zum Beispiel mit Outlook, OneNote, OneDrive, Planner und SharePoint. Zudem lassen sich bestehende Oce 365 / Microsoft-365-Gruppen (auch Microsoft Groups genannt) ganz einfach zu einem Team erweitern.

# 8: „Anwendungs-Hopping“ ade!

Ein weiterer Vorteil von Microsoft Teams ist die vielseitige Erweiterungsfähigkeit. Benutzer können ganz einfach per Mausklick individuell und situativ benötigte Anwendungen in die Teamsoberäche integrieren. Das reicht von Excel und Word, über den Planner und Forms bis Marketing-Apps und CRM-Systeme. Hunderte verschiedene Anwendungen können Sie so unter dem gemeinsamen Dach Teams zusammenführen, auch von Drittanbietern. Damit entfällt das nervige „AnwendungsHopping“ mit unterschiedlichen Login-Daten, was im Ergebnis die Übersicht und die Arbeitsezienz deutlich verbessert.

# 9: Intelligente Bots erleichtern das Leben

Künstliche Intelligenz spielt auch in Microsoft Teams eine immer größere Rolle. Digitale Assistenten wie Chatbots können zum Beispiel Antworten zu nächsten Meetings liefern, Standardinformationen für neue Teammitglieder zur Verfügung stellen oder bei der Zeiterfassung und Terminndung helfen. Für den Fall, dass es noch keine passende Bots gibt, können Benutzer mit Hilfe Microsoft Bot Framework eigene Bots erstellen und diese in Microsoft Teams nutzen.

# 10: Nahtlos im Team arbeiten – ohne Kompromisse bei Datenschutz und Sicherheit

Daten sind das neue Gold. Jedes Unternehmen besitzt Informationen, die so kostbar sind, dass ihr Verlust zu verheerenden Folgeschäden führen könnten, wenn sie in die falschen Hände geraten. Aus diesem Grund verfügt Microsoft Teams über erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Neben integrierter Compliance unterstützt Microsoft Teams die Standards ISO27018/01, SOC 1 and 2, HIPAA sowie die EU-Modellklauseln. Alle Daten die innerhalb des Teams ausgetauscht werden, sei es als Notizen, Dateien oder innerhalb eines Chats, werden verschlüsselt. Außerdem unterstützt Microsoft Teams die Multi-Faktor-Authentizierung sowie den Informationsschutz mit Archiv, eDiscovery, Legal Hold, Compliance Inhaltssuche, Auditing und Reporting.

Forrester-Studie: Microsoft Teams senkt Kosten und verbessert die Zusammenarbeit!

In der heutigen, digitalisierten Geschäftswelt müssen Unternehmen und ihre Mitarbeiter effektiv und produktiv über Zeit- und Landesgrenzen hinweg kommunizieren. Um den Nutzen von Teams für Unternehmen und Mitarbeiter zu analysieren hat Forrester Consulting im Auftrag von Microsoft eine Studie, die unter dem Namen „The Total Economic Impact of Microsoft Teams, April 2019“ veröffentlicht wurde, durchgeführt.

Bei der Studie wurden über 260 Kunden befragt, die Microsoft Teams in den verschiedensten Branchen einsetzen, von Finanzdienstleistungen bis hin zu Bildung.

Bei allen Befragten lauteten die Geschäftsziele für die Implementierung von Teams:

• Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter
• Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens
• Ermöglichung von Innovationen

Die Studie ergab, dass Unternehmen durch die interne Etablierung der Nutzung von Microsoft Teams die Kosten für die Zusammenarbeit senken, Entscheidungsprozesse beschleunigen und die Kunden- und Mitarbeitererfahrungen verbessern konnten.

Unternehmen sollten bei der Bewertung von Microsoft Teams als primäres Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug die vielen Vorteile, welche die Studie aufführt berücksichtigen. Nachfolgend sind die vier wichtigsten genannt.

• Arbeitsteams reduzieren die Gesamtzahl der Meetings und deren Dauer:
• Online-Meetings, die mit Teams durchgeführt werden, sind zuverlässig und von sehr hoher Audio-Video-Qualität. Infolgedessen verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit damit, sich mit Problemen bei der Einrichtung und der Anrufqualität zu befassen und mehr Zeit mit der eigentlichen Interaktion.
• „Information Worker“ sparen vier Stunden pro Woche durch die verbesserte Zusammenarbeit und den verbesserten Informationsaustausch.
• Mit Team-Funktionen wie Co-Authoring, integrierter Dateiablage und internem Verzeichnis können Information Worker effektiv und ezient in Echtzeit zusammenarbeiten.

Mitarbeiter sparen mehr als eine Stunde pro Woche, da sie kein „AnwendungsHopping“ betreiben müssen. Durch den integrierten Zugriff auf Apps von Drittanbieter- und Branchenanwendungen können Unternehmen eine hohe Ezienz und Effektivität erzielen.

Die Online-Verfügbarkeit von Ressourcen in Teams reduziert die Ausfallzeiten um 14,6 Prozent. Da Ressourcen an einem Cloud-basierten Standort verfügbar sind, werden Ausfallzeiten und die Komplexität reduziert. Aufgrund der geringeren Komplexität und vereinfachter Sicherheit und Compliance ergeben sich hohe Zeiteinsparungen.

Quellen:

https://sharepoint360.de/forrester-studie-riesige-einsparungen-durch-collaboration-mit-teams/

https://so-arbeiten-wir-morgen.de/mit-microsoft-teams-30-millionen-dollar-sparen/

https://www.mauth.cc/de/die-vorteile-einer-kollaboration-via-microsoft-teams-in-zahlen/

Die Kommunikationsplattform der Zukunft

Um als Unternehmen in der heutigen globalen Arbeitsumgebung bestehen zu können, ist die standortübergreifende Kollaboration und Kommunikation unabdingbar. Microsoft Teams ist hier die geeignete Kollaborationslösung, um exibel, agil und innovativ auf eine neue Lebens- und Arbeitswelt mit kürzer werdende Produktlebenszyklen, individuelle Kunden- aber auch Mitarbeiterbedürfnissen reagieren zu können.

Als Hub für die Zusammenarbeit ist Teams der Ort, an dem sich Teams– auch Personen außerhalb eines Unternehmens – aktiv verbinden und in Echtzeit produktiv zusammenarbeiten können. In Teams liegen alle relevanten Informationen gebündelt und für alle einseh- und bearbeitbar an einem zentralen Ort. Unterhaltungen können direkt dort geführt werden, wo die Arbeit stattndet, sei es bei der gemeinsamen Erstellung eines Dokuments, in einer Besprechung oder bei der gemeinsamen Arbeit in anderen Apps und Diensten.

Kurzum ist Microsoft Teams die richtige Anlaufstelle für formlose Chats, das schnelle Durchlaufen eines Projekts, das Arbeiten mit Teamdateien und für das Zusammenarbeiten an freigegebenen Projektdokumenten.

Möchten auch Sie die Vorzüge von Microsoft Teams kennenlernen und die moderne Kollaborationssoftware in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Kontaktieren Sie uns gerne.

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